Cómo preparar una pre-revisión documental con IA en el colegio

Una pre-revisión documental ayuda al equipo a localizar observaciones que después debe comprobar. Para evaluarla, conviene definir primero qué documentos entran, qué criterios utiliza el colegio y cómo se registra la revisión del técnico. La puntuación del análisis no sustituye esa revisión: la recomendación de la IA no concede el visado y el colegio fija quién resuelve y con qué reglas.

1. Acotar el expediente de prueba

Elige un tipo de expediente y un conjunto pequeño de documentos que puedas revisar manualmente. Usa datos ficticios o material cuyo uso esté autorizado. Anota el nombre y la versión de cada archivo y conserva el conjunto de entrada para poder repetir la prueba.

• Tipo de expediente y proceso colegial que quieres evaluar.
• Lista de documentos esperados y versión que se va a revisar.
• Personas autorizadas para aportar, revisar y resolver.
• Información que debe ocultarse o sustituirse en la demostración.

2. Formular criterios comprobables

Un criterio útil indica qué se comprueba, dónde debería encontrarse la evidencia y qué hace el técnico cuando falta. Evita instrucciones generales como «verifica que todo cumple». El colegio debe revisar la pertinencia y la vigencia de las fuentes antes de utilizarlas.

Criterio de ejemplo	Evidencia esperada	Comprobación del técnico
Identificación del documento	Nombre del proyecto, autor y versión en la documentación aportada	Confirmar que los archivos corresponden al mismo expediente
Documentación esperada	Índice y archivos acordados para este tipo de expediente	Distinguir un documento ausente de uno aportado con otro nombre
Referencia de una observación	Documento, página o sección que permita comprobarla	Contrastar la observación con la fuente, sin quedarse con el resumen de la IA

Son criterios de organización para una prueba. No forman una lista normativa universal ni determinan qué expedientes deben someterse a visado.

3. Comprobar la cobertura antes de interpretar el resultado

Que un PDF se haya aceptado no demuestra que se haya leído entero. En la plataforma, el análisis lee el texto de cada documento hasta un límite de extensión y marca la cobertura como parcial si el texto se recortó. Si un documento no tiene texto legible, por ejemplo porque es un escaneo, lo indica y pide revisión manual.

Si la cobertura es parcial, conserva el aviso y decide cómo completar la revisión: la ausencia de observaciones no equivale a la conformidad del documento. Si tu colegio ya tiene plataforma de visado y usa el análisis por API, este puede trocear documentos largos; sus límites están en la documentación de la API.

4. Un ejemplo identificado como demostración

Expediente ficticio: una memoria y un juego de planos de una misma actuación. La memoria identifica la versión B y los planos la versión A. El criterio de la prueba pide que el equipo compruebe que las versiones coinciden.

La observación propuesta debe señalar los dos documentos y sus referencias. El técnico comprueba si hay una diferencia real, una denominación antigua o una justificación, y solo después valora si pide una subsanación. Este ejemplo no describe a un cliente ni acredita un ahorro medido.

5. Medir el proceso por separado

Registra como medidas distintas el tiempo de análisis, el trabajo de comprobación del técnico, las subsanaciones y el plazo total del expediente. Así puedes valorar utilidad, errores y carga de revisión sin confundir la rapidez del cálculo con la rapidez de la resolución.

6. Decidir quién resuelve

La recomendación de la IA no concede el visado: el colegio fija quién resuelve y con qué reglas. En una prueba conviene que el colegio designe quién resuelve cada expediente, para comparar su criterio con las observaciones del análisis.

Más adelante, el colegio puede activar el visado automático solo para los tipos de expediente que elija. Viene desactivado. Se aplica con criterios objetivos de una lista cerrada que elige el colegio, como el tipo de expediente admitido, los documentos adjuntos, el texto legible, las firmas verificadas o la ausencia de páginas en blanco. La puntuación y la recomendación de la IA no forman parte de esos criterios. Si alguno no se cumple o no consta, no se visa por esa vía y el expediente sigue la revisión ordinaria del colegio.

Checklist antes de ampliar la prueba

Marca cada punto cuando el colegio lo tenga resuelto. Para llevarlo a una reunión, usa «Imprimir o guardar en PDF» al principio de la página.

• Entrada, versiones y autorización de uso documentadas.
• Criterios y fuentes revisados por el colegio.
• Cobertura visible en cada resultado: qué documentos se leyeron y cuáles no.
• Observaciones que se pueden comprobar por documento y referencia.
• Revisión del técnico registrada, con el motivo de cada observación descartada.
• Medidas separadas de análisis, revisión y plazo total.
• Quién resuelve y con qué reglas, decidido por el colegio.
• Firma según el certificado configurado; sello de tiempo solo con una autoridad de sellado contratada.

El alcance de la prueba y sus condiciones se concretan con el colegio. Puedes revisar el recorrido de AI·Visado, las condiciones de seguridad y tratamiento o valorar una prueba acotada con tu equipo.