Un expediente puede contener datos del colegiado, del promotor y de terceros. Antes de cargar documentos reales hay que identificar las finalidades, los accesos y los servicios que van a tratarlos.
El acuerdo de tratamiento
En el servicio prestado por cuenta del colegio, este actúa como responsable y el proveedor como encargado. El artículo 28 del RGPD exige concretar instrucciones, confidencialidad, medidas, subencargados, asistencia y destino de los datos al terminar. La base de cada tratamiento y sus plazos deben revisarse con el responsable. Fuente: RGPD, artículos 5, 6 y 28.
Titularidad, alojamiento y proveedores
Que los datos pertenezcan al colegio no significa que permanezcan en sus equipos. La instalación puede utilizar infraestructura, almacenamiento, correo o modelos de IA de proveedores externos. Hay que verificar el recorrido completo y las condiciones del proveedor elegido. Una región europea del servidor no demuestra que no existan otros tratamientos o accesos internacionales.
El capítulo V del RGPD regula las transferencias a terceros países. Su aplicación se valora sobre los tratamientos efectivos y las garantías correspondientes. Fuente: RGPD, artículos 44 y siguientes.
Separar lo que se conserva
- Documentos y texto: revisar su almacenamiento y tratamiento según el servicio contratado.
- Resultados derivados: un informe estructurado puede contener información del documento; no debe tratarse como anónimo por su formato.
- Uso y auditoría: distinguir registros operativos, costes y evidencias del procedimiento de su contenido documental.
La API de análisis contempla aprendizaje opcional con resultados estructurados. Su activación y conservación deben quedar explícitas. No se debe equiparar la retención de la API independiente con la del expediente almacenado en la plataforma colegial.
Una revisión práctica antes del alta
Prepara un inventario de datos y proveedores, asigna roles, comprueba los accesos y acuerda cómo atender solicitudes y finalizar el servicio. Valida exportación y conservación con una muestra autorizada. Un registro de auditoría no sustituye ese trabajo.
Consulta las condiciones de seguridad y lleva estas decisiones al estudio de tu instalación.
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