Digitalizar el visado no tiene por qué ser un proyecto de meses ni un salto al vacío. Con AI-Visado, el camino que va del acuerdo de la junta al primer visado electrónico real cabe en cuatro semanas. La clave es un enfoque por fases, sin big-bang: cada semana se apoya en la anterior, se prueba con poca gente antes de abrir a todos, y nada se publica hasta que el colegio da el visto bueno. La inteligencia artificial pre-revisa cada proyecto y propone una recomendación, pero la decisión de visar es siempre del técnico o de la junta. Esta guía recorre las cuatro semanas, quién aporta qué y qué se lleva el colegio al final del proceso.
Calendario
El despliegue se organiza en cuatro semanas, cada una con un objetivo claro y comprobable:
- Semana 1 — Arranque y configuración: dejar la plataforma a punto y con la identidad del colegio.
- Semana 2 — Piloto cerrado: el equipo prueba el flujo completo de principio a fin.
- Semana 3 — Piloto con colegiados reales: un grupo voluntario visa expedientes de verdad.
- Semana 4 — Producción y lanzamiento: apertura a todos los colegiados y comunicación oficial.
El objetivo de la primera semana es que la plataforma quede técnicamente operativa y reconocible como propia del colegio.
- Subir el certificado P12 cualificado con el que se firmarán los documentos bajo eIDAS.
- Contratar la QTSP de sellado de tiempo cualificado (FNMT/Mensatek, ACCV o Uanataca) para el sello RFC 3161.
- Configurar la marca del colegio: logotipo, colores e identidad visual del portal.
- Ajustar la terminología propia (visado, certificación, expediente…) según el tipo de colegio.
- Definir los tipos de documento admitidos y las tarifas de visado.
- Cargar los criterios de IA y la normativa con la que la inteligencia artificial contrastará cada proyecto.
- Configurar las notificaciones por email y WhatsApp.
- Dar de alta a los colegiados y publicar el subdominio del colegio.
Con la plataforma configurada, el equipo del colegio ejecuta un piloto interno antes de exponerlo a nadie de fuera.
- Recorrer el flujo completo con expedientes de prueba: subir el PDF, ver la pre-revisión de la IA, revisar, y decidir entre aprobar, solicitar corrección o rechazar.
- Comprobar que al aprobar se sella con QR en cada página, se firma con el certificado FNMT, se añade el sello de tiempo cualificado, se genera el certificado con CSV y se emite la factura.
- Calibrar la IA: afinar criterios y normativa para que sus puntuaciones y deficiencias encajen con la práctica del colegio.
- Validar la firma y el sello de tiempo en herramientas externas como Adobe Acrobat o el validador DSS de la Comisión Europea.
Llega el momento de salir del laboratorio y probar con usuarios reales en condiciones controladas.
- Invitar a entre 10 y 30 colegiados voluntarios a usar la plataforma con expedientes reales.
- Dar soporte cercano a esos primeros usuarios y recoger su retorno.
- Medir métricas de uso: tiempos de visado, tasa de correcciones, incidencias y satisfacción.
- Ajustar lo que el piloto revele antes de la apertura general.
Con el piloto validado, se abre la plataforma al conjunto del colegio.
- Go-live para todos los colegiados.
- Formación a colegiados y personal del colegio.
- Comunicación oficial del nuevo sistema de visado electrónico.
- Activar, si se desea, el login con certificado FNMT como opción de acceso.
Quién pone qué
El reparto de responsabilidades es sencillo: el colegio aporta lo que es suyo —certificados, datos, criterios y reglamento— y AI-Visado pone la tecnología, el soporte y el mantenimiento.
- Certificado P12 cualificado
- Contrato con QTSP de sellado de tiempo
- Datos de colegiados
- Tarifas y normativa/criterios
- Reglamento que admita el visado electrónico
- Plataforma configurada
- Soporte de implantación
- Formación
- Infraestructura y mantenimiento
- Todas las funcionalidades
Lo que se lleva el colegio
Al terminar las cuatro semanas, el colegio cuenta con un sistema completo de visado electrónico que aporta valor tanto a la institución como a sus colegiados:
Conviene insistir en el modelo de funcionamiento, porque es lo que da confianza tanto a los técnicos como a las juntas. La IA asiste y propone: extrae el texto del proyecto, calcula su hash SHA-256, identifica el tipo de documento, el autor y el número de colegiado, contrasta la normativa configurada por el colegio y emite una puntuación con sus deficiencias y una recomendación. Pero nunca visa sola: la aprobación, la corrección o el rechazo los firma una persona.
La IA acelera la revisión y reduce los errores de forma, pero la responsabilidad del visado sigue siendo de quien lo otorga.
En materia de seguridad y cumplimiento, AI-Visado cifra los datos en tránsito y en reposo, los aloja íntegramente en la Unión Europea y mantiene una auditoría íntegra de cada acción realizada en la plataforma. El tratamiento se ajusta al RGPD —el colegio es el responsable del tratamiento y AI-Visado el encargado— y el sistema está alineado con el RD 1000/2010 y con el Esquema Nacional de Seguridad. Cada documento visado incorpora un código seguro de verificación (CSV) y un QR que permiten a cualquier persona comprobar su autenticidad en la página pública, también a partir del hash del documento.
Para recordar
- En cuatro semanas pasas del acuerdo al primer visado electrónico real, sin big-bang y trabajando primero en un entorno de pruebas reseteable.
- La IA pre-revisa cada proyecto y propone, pero la decisión de aprobar, corregir o rechazar es siempre humana.
- El colegio aporta certificado P12, QTSP de sellado, datos, criterios y reglamento; AI-Visado pone plataforma, soporte, formación e infraestructura.
- El resultado lleva tu marca y tu normativa: firma y sello de tiempo cualificados, verificación pública por CSV, facturación automática y auditoría completa, con datos en la UE y conforme al RGPD.
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