De 6 días a 9 minutos: el rediseño del flujo

Durante años, visar un proyecto siguió un guion conocido: el colegiado entregaba la documentación, esta se quedaba en una bandeja, y un técnico la abría cuando le tocaba el turno. Entre la entrega y la primera lectura podían pasar días enteros. No por falta de diligencia, sino porque el trabajo previo a la decisión, abrir cada PDF, comprobar de qué proyecto se trata, localizar al autor, contrastar la normativa aplicable, consumía la mayor parte del tiempo. La parte verdaderamente valiosa, el criterio del profesional, llegaba al final y con prisa.

Cuando nos pusimos a rediseñar el flujo de revisión de AI-Visado, partimos de una observación incómoda: el técnico dedicaba poco tiempo a decidir y mucho a preparar la decisión. Ahí estaba el cuello de botella.

El problema no era la decisión, era el contexto

Una revisión manual obliga a reconstruir el contexto desde cero en cada expediente. Hay que identificar el tipo de documento, leer las primeras páginas para entender el alcance, buscar el número de colegiado del autor y tener a mano la normativa del colegio para saber qué se exige. Todo eso antes de poder emitir un juicio.

El resultado es que los plazos se alargan, no porque revisar sea lento, sino porque preparar la revisión lo es. Y cuando el contexto se reconstruye a mano una y otra vez, también aumenta el margen de error: un dato que se pasa por alto, una deficiencia que se detecta tarde, una corrección que llega después de varias idas y vueltas.

Cómo rediseñamos la cola de revisión

La idea fue sencilla de enunciar y exigente de ejecutar: que cuando el técnico abre un expediente, el contexto ya esté servido. Para eso, en cuanto el colegiado sube el proyecto en PDF, la plataforma lo pre-revisa de forma automática.

Esa pre-revisión hace varias cosas a la vez:

• Extrae el texto del documento y calcula su hash SHA-256 para garantizar la integridad.
• Identifica el tipo de documento, el autor y el número de colegiado.
• Contrasta el contenido con la normativa configurable del colegio.
• Emite una puntuación, un listado de deficiencias y una recomendación.

Cuando el técnico llega, no se encuentra una bandeja de PDFs en bruto, sino un informe con el contexto ya preparado. La lectura deja de ser un trabajo de arqueología y se convierte en una verificación.

Revisión por documento, con comentarios

El segundo cambio fue romper la revisión monolítica. Antes, un expediente se aprobaba o se devolvía entero. Ahora la revisión es documento a documento: cada pieza tiene su estado y su comentario.

El técnico marca cada documento como correcto o a revisar, y puede dejar un comentario específico ahí mismo. Esto tiene dos efectos. Por un lado, las correcciones que recibe el colegiado son precisas: sabe exactamente qué documento falla y por qué, sin adivinar. Por otro, el sistema no permite aprobar el expediente hasta que todos los documentos están marcados como correctos, lo que evita aprobaciones a medias.

La decisión, siempre humana, en un solo panel

El tercer pilar es el panel de decisión. Toda la información, informe de IA, estado por documento y comentarios, converge en una vista única donde el técnico o la junta resuelve: aprobar, solicitar corrección o rechazar.

Conviene insistir en algo que para nosotros es innegociable: la IA asiste y propone, pero nunca visa sola. La decisión es siempre de una persona. El informe automático acorta el camino hacia el criterio profesional; no lo sustituye.

La IA no reemplaza al técnico. Le devuelve el tiempo que antes gastaba en preparar la decisión para que lo dedique a tomarla.

Una vez aprobado, el resto del proceso también es automático: la plataforma sella cada página con un QR, firma con certificado FNMT bajo eIDAS, añade un sello de tiempo cualificado conforme a RFC 3161, genera el certificado con su código seguro de verificación y emite la factura. El aviso al colegiado sale por email y WhatsApp.

De 6 días a 9 minutos

El titular conviene tomarlo con honestidad. Esos 9 minutos frente a 6 días se refieren al tiempo de análisis, la fase de preparar el contexto que antes consumía la espera, y son una cifra ilustrativa del rediseño, no el dato de un cliente concreto. La decisión humana sigue tardando lo que tenga que tardar el criterio profesional.

Lo que el rediseño ataca no es la velocidad de pensar, sino la fricción de empezar. Cuando el contexto llega preparado, la cola se mueve, las correcciones son claras y la verificación posterior, vía CSV, QR o hash del documento en la página pública, queda garantizada. Todo ello con cifrado en tránsito y en reposo, datos alojados íntegramente en la UE, conforme a RGPD, con auditoría íntegra de cada acción y alineado con el RD 1000/2010 y el ENS.