Una decisión con alcance y evidencia.
Guía de trabajo para valorar una implantación por fases. Puede compartirse o imprimirse como PDF desde el navegador. El contenido es orientativo; la oferta económica se prepara para cada colegio.
Seis puntos que deberían quedar por escrito.
- Proceso inicial
- Qué problema concreto se quiere ordenar; por ejemplo, la presentación y revisión de una tipología de expediente.
- Personas y responsabilidades
- Quién aporta datos, revisa criterios, valida el resultado y atiende incidencias.
- Alcance y dependencias
- Módulos, fuentes e integraciones incluidos; funciones que necesitan configuración y lo que se deja para otra fase.
- Datos y proveedores
- Documentos autorizados para la prueba, alojamiento, proveedor de IA si se usa, conservación y accesos.
- Criterios de aceptación
- Qué resultado debe producir cada paso, qué errores obligan a corregir y quién autoriza la puesta en servicio.
- Condiciones del servicio
- Puesta en marcha, cuota, mantenimiento, adaptaciones, soporte, terceros y exportación al finalizar.
El precio es a medida. La propuesta recoge módulos, capacidades transversales, puesta en marcha, cuota, soporte, adaptaciones, plazos y servicios de terceros. El mantenimiento y las adaptaciones del alcance acordado están incluidos en la cuota, sin gastos extra dentro de ese alcance. Cualquier ampliación se acuerda antes de ejecutarla.
Consultar la matriz común de diez capacidades y sus dependencias →Una muestra acotada y resultados comparables.
Elegir una tipología representativa y documentar el proceso actual. Acordar la muestra, su tamaño y los umbrales de aceptación antes de probar. El técnico revisa los resultados y la junta decide si ampliar.
- Cobertura documental
- Qué documentos y contenido se han podido procesar; qué requiere revisión manual.
- Calidad de la pre-revisión
- Citas comprobadas por el técnico, observaciones útiles, errores y omisiones detectados.
- Tiempo automático
- Duración de la pre-revisión de la muestra, con tamaño y tipología del documento.
- Tiempo total de resolución
- Desde presentación hasta decisión, incluyendo intervención humana y subsanaciones.
- Permisos y documentación
- Acceso de cada rol, trazabilidad y salida documental prevista para el proceso.
- Firma e integraciones
- Comprobación con los servicios y certificados configurados para el colegio, cuando formen parte de la prueba.
Resultados de la prueba. Registrar la muestra, los tiempos y las observaciones comprobadas por el técnico permite comparar el proceso antes y después. Acordad qué resultados se consideran suficientes para ampliar y qué información puede compartirse.
El formato de un informe para junta.
Captura de un PDF exportado por el Centro de Informes del colegio ficticio de Valdemar. Muestra indicadores del periodo y tiempos por tipo de documento. Los valores son ficticios: sirven para explicar el formato y no acreditar rendimiento.
Para tu colegio, el informe se prepara con datos autorizados, periodo, filtros y limitaciones documentados.
Dejar definida la primera fase.
Trae el proceso prioritario, los sistemas que ya utilizáis y las preguntas del equipo. Con ello se puede concretar una demostración y una propuesta revisable.